Lees voor het gebruik gesprek eerst de bijsluiter - deel 2

Medisch Ondernemen, Jaargang 4, december 2007
Auteur: Charlotte van den Wall Bake

U heeft de grootste kans op een succesvol medisch team als u goed op de hoogte bent van de talenten en valkuilen van uw personeel. Bovendien kunt u bijwerkingen in gedrag vermijden wanneer u bekend bent met de ‘bijsluiter' van uw medewerkers.

In de vorige editie van MO heeft u kunnen lezen hoe u, met het inzetten van de Belbin-test, in staat bent de teamrollen van uw medewerkers te ontdekken. Met dit model kunt u ook uw eigen rol in een team bepalen. In dit tweede artikel over de ‘bijsluiter' ontdekt u hoe u met het groepsrollenmodel van dr. Meredith Belbin in staat kunt zijn uw ideale medisch team te (her) formeren.

Belbin stelt dat een team geen willekeurige groep medewerkers is, maar een aantal mensen met ieder een eigen en herkenbare rol. Op basis van psychologische eigenschappen ontwikkelen mensen een favoriete teamrol en zoeken deze bewust op. Het succes of falen van een team heeft te maken met de psychologische eigenschappen van de teamleden. Wanneer u in staat bent rekening te houden met de psychologische eigenschappen van uw medewerkers, kunt u een optimaal functionerend team creëren.

Factoren die invloed hebben op het gedrag in een team:

• persoonlijkheid
• communicatieve vaardigheden
• mentale vaardigheden
• normen en waarden
• motivatie
• omgevingsinvloeden
• werk- en levenservaring
• inlevingsvermogen
• aanpassingsvermogen

Een goede wisselwerking

De kans op kampioenschap voor een voetbalelftal met elf spitsen is nagenoeg nihil. Dat komt omdat een evenwichtig samengesteld team, waarin verschillende rollen elkaar completeren en corrigeren, het meest effectief is. Wanneer essentiële teamrollen ontbreken is de kans op falen aanmerkelijk groter. Andere redenen voor een ineffectief team zijn onderlinge concurrentie en het moeten innemen van een teamrol die niet aansluit bij iemands natuurlijke rol.

Hoe herkent u geschikte kandidaten voor uw team?
Bij werving en selectie van een nieuw teamlid is het belangrijk rekening te houden met een goede vertegenwoordiging van enerzijds vakinhoudelijke kennis en anderzijds de invulling van teamrollen. Wanneer u op zoek gaat naar een nieuwe medewerker is het dan ook van belang dat u bij de selectie verder kijkt dan kennis en ervaring, maar ook gericht op zoek gaat naar competenties van sollicitanten die uw team kunnen complementeren.

Een goede sollicitatieprocedure begint daarom met het in kaart brengen van de vakinhoudelijke kennis en ervaring van uw team en wat hieraan toegevoegd zou kunnen worden. Bovendien staat u zorgvuldig stil bij het formuleren van het ideale team en welke teamrollen uw medewerkers innemen en welke essentiële rollen er mogelijk ontbreken. Aan de hand van deze informatie en inzichten stelt u een uitgebreid functieprofiel op dat u inzet bij het werven van nieuwe aanwas. Bij het voeren van sollicitatiegesprekken is het vervolgens van belang dat u niet alleen stilstaat bij de ervaring. Het is net zo belangrijk om uitvoerig aandacht te besteden aan de natuurlijke rol van de sollicitant. U zou de kandidaat zelfs kunnen vragen om een Belbin-test in te vullen en de resultaten samen te bespreken.

Uw praktijk

U kunt het teamrol-model inzetten om te achterhalen hoe uw team efficiënter kan samenwerken of hoe u de sollicitant kunt selecteren die zowel vakinhoudelijk als persoonlijk het meest complementair is. Het inzetten van het model is betrekkelijk eenvoudig en snel toe te passen. Zo bent u in staat een effectief team samen te stellen dat bestaat uit mensen met verschillende kwaliteiten en karakters die elkaar aanvullen en goed kunnen samenwerken.

Casus

Toen de samenwerking in een maatschap tussen een achttal dermatologen vastliep, werd ik ingeschakeld als coach. De zeven heren en één dame vochten elkaar verbaal en non verbaal praktisch de deur uit. De sfeer was om te snijden. Allemaal professionals en toch een weinig productieve ploeg. Een aantal ging al met flinke tegenzin naar hun werk en iedereen had gedurende de werkdag zoveel energie verspeeld aan de onderlinge kift, dat ze allemaal aan het einde van de dag doodmoe naar huis gingen. Tijd voor actie, tijd voor interventie!

Aangezien een groepsgesprek geen goede optie leek, heb ik alle maten eerst persoonlijk gesproken over hun motieven en visie op het verbeteren van de samenwerking. Na deze gesprekscarrousel heeft iedereen, aan de hand van een Belbin-test, zijn eigen teamrol bepaald. Het bleken acht ‘vormers' te zijn. Vormers zijn sturende, ondernemende en wilskrachtige personen. De valkuil hierbij is dat een vormer relatief snel gefrustreerd en arrogant kan overkomen.

De volgende stap was het organiseren van een teamsessie met als doel hen tot het inzicht te laten komen waarom het zo lastig is om met elkaar samen te werken. Immers ‘vormers' zijn ‘haantjes';mensen die weten wat ze willen en dat bij voorkeur op hún manier doen. Wanneer acht mensen in één team allemaal wat anders willen én allemaal hun zin willen krijgen is de samenwerking gedoemd te mislukken. In de volgende fase gingen de dermatologen met elkaar in gesprek om zaken uit te spreken.

Toen de kilte voor een belangrijk deel uit de lucht was, was het tijd om stappen naar de toekomst te maken. Dit begon met het definiëren van de rollen die noodzakelijk zijn voor een ideaal functionerend team. Vervolgens brachten we in kaart welke rollen er ontbraken. Iedereen neemt altijd tenminste twee rollen in. Het team is vervolgens gaan bepalen hoe deze tweede rollen ingezet konden worden. Er is een flink aantal concrete afspraken met elkaar gemaakt. Ook zijn normen, waarden, visie en doelstellingen gemeenschappelijk bepaald. Er is een officemanager aangenomen die de organisatie goed op de rails heeft gezet en de gemaakte afspraken bewaakt. Daarnaast is er afgesproken dat er tenminste twee keer per jaar een middag en een avond wordt geïnvesteerd in een teambuilding activiteit.

Het is nog steeds een team waarbij de vonken er zo nu en dan af kunnen springen. Maar er is een enorme vooruitgang bewerkstelligd door inzicht in elkaars psychologische eigenschappen en inzicht in het effect van hun eigen gedrag op hun maten. Timing en dosering zijn hierbij essentiële begrippen, evenals aanpassings- en incasseringsvermogen.