Profiteren van gezonde functieprofielen

Medisch Ondernemen, Jaargang 5, september 2008
Auteur: Charlotte van den Wall Bake

Werknemers maken of breken de medische praktijk. Een goed functionerend team staat garant voor een hoge(re) omzet. Maar hoe krijgt u dit voor elkaar?

Om het niet alleen voor uzelf, maar ook voor het personeel helder en overzichtelijk te houden is adequaat personeelsmanagement noodzakelijk. Een cruciaal onderdeel van uw personeelsbeleid zijn de functieprofielen.

Functieprofielen

Het is belangrijk voor de medewerkers om te weten wat er van hen wordt verwacht. Een investering in een tweerichting communicatie is dus onontbeerlijk;zodat u weet wat hen
motiveert en hoe u hen kunt begeleiden en opleiden. Dit begint met een goed functieprofiel en wordt aangevuld met onder andere gesprekken en feedback momenten.
Een functiebeschrijving bevat het doel van de functie, de verantwoordelijkheden en de belangrijkste taken die de medewerker moet uitvoeren. Dit kan dan worden aangevuld met de benodigde competenties/ kwaliteiten. Voorbeelden hiervan zijn onder andere: accuraat, communicatieve vaardigheden, patiëntvriendelijkheid. Verder kan aangegeven worden onder wie de functie hiërarchisch valt en aan wie verantwoording afgelegd dient te worden.

Kans om uw praktijk te onderscheiden

Vaak wordt er volstaan met het bekende standaard functieprofiel. Wanneer u hiervan gebruikt maakt, dan ontneemt u zichzelf de kans om uw praktijk zich te laten onderscheiden. Bovendien, en dat is tenminste even belangrijk, is het opstellen van een functiebeschrijving ook een uitgelezen kans voor u om zorgvuldig stil te staan bij naar wie u nu echt op zoek bent.

Uiteraard zijn kennis en ervaring van grote relevantie. Maar welke rol wilt u dat iemand binnen het team gaat spelen? Is de huidige personeelsgroep gebaat bij een rustig of juist bij een meer uitgesproken type. En wat verwacht u bijvoorbeeld op het gebied van zorgzaamheid of zelfstandigheid. De diverse competenties maken ieder mens, in combinatie met ervaring en opleiding uniek. Probeer niet het populaire schaap met vijf poten uit de arbeidsmarkt te toveren, maar dwing u zelf te focussen op wat nu écht onderscheidende kwaliteiten dienen te zijn. Drie tot vijf competenties is een reëel aantal, wanneer het er meer worden dan is het voor de sollicitant praktisch onmogelijk om op alle fronten uit te blinken.

Voorbeeld functieprofiel

Een functieprofiel bestaat uit een aantal onderdelen. Hieronder treft u een gegroepeerd overzicht met de verschillende functiecomponenten. Dit kunt u als voorbeeld gebruiken
bij het opstellen of aanpassen van de functieprofielen binnen uw praktijk.

Doel:
Op een patiëntvriendelijke wijze, binnen de gestelde tijd, pro actief assisteren bij de uit te voeren behandeling.

Bijvoorbeeld:

• algemene taken
• praktische vaardigheden
• praktijk hygiënische maatregelen
• voorlichting naar patiënten
• administratieve taken

Een andere indeling is uiteraard ook mogelijk, bijvoorbeeld:

• voorbereidende handelingen
• assistentie tijdens de behandeling
• afronding van de behandeling
• directe patiënten zorg
• overige taken

Voorbeeldomschrijving
”Ondersteunt de medicus technisch en administratief in de vorm van:
bijhouden van de boekhouding en patiënten administratie, verzorgen van de declaraties, assisteren bij behandeling, schoonmaken van ruimtes, sterilisatie van instrumentarium en beantwoorden van vragen van patiënten.”

Verantwoordelijkheden

Alleen eventuele patiëntenzorg wordt door de medewerker na opdracht van de medicus uitgevoerd. Alle overige taken worden zelfstandig uitgevoerd. Daarbij wordt verwacht dat hij zelf initiatief neemt en kan beoordelen wanneer wat moet worden uitgevoerd. De medewerker is verantwoordelijk voor een efficiënt, effectief en soepel verloop van de praktijkorganisatie, op basis van het door de leidinggevende vastgestelde beleid.

Opleiding en ervaring

Hier kunt u aangeven welke opleiding en ervaring u nodig acht voor het uitvoeren van deze functie. Het is hierbij van belang om reëel te zijn bij het opstellen van de criteria.

Benodigde kennis en vaardigheden

Opsomming van de benodigde kennis en vaardigheden die u belangrijk vindt voor de functie, zoals:

• Kennis van diverse computerprogramma's
• Kennis van administratieve handelingen
• Kennis van hygiëne maatregelen in de praktijk

Persoonsprofiel

Wat moet de kandidaat in huis hebben om als mens een waardevolle bijdrage te kunnen leveren binnen uw praktijk.

• Goede communicatieve vaardigheden
• patiëntvriendelijk
• Representatief
• Relativeringsvermogen
• Moet tegen een stootje kunnen

De functiebeschrijving moet een juiste afspiegeling zijn van wat er wordt verwacht van de medewerker. De functiebeschrijving moet met enige regelmaat (bijvoorbeeld jaarlijks) worden gecontroleerd: er mogen geen taken in staan, die al lang overbodig zijn of zelfs helemaal niet meer worden uitgevoerd en uiteraard mogen nieuwe taken niet ontbreken.

Gebruiksmogelijkheden van een functiebeschrijving

Een functiebeschrijving kan voor meerdere doeleinden worden ingezet, zoals:

• Werving- en selectie

Bijvoorbeeld als indicatie voor de advertentietekst voor een vacature en als maatstaf bij de keuze voor een bepaalde sollicitant.

• Inwerken van nieuw personeel

Een functiebeschrijving biedt inhoudelijke informatie op grond waarvan een inwerkprogramma voor een nieuwe medewerker kan worden opgesteld.

• Beoordelingsgesprekken

Voor degene die beoordeelt, bieden de functiebeschrijvingen een exacte aanduiding op welke taken de medewerker beoordeeld kan worden. Voor degene die wordt beoordeeld, bieden de functiebeschrijvingen eveneens een exacte aanduiding van de zaken waarop de beoordeling betrekking heeft (de beoordeling heeft ook betrekking op motivatie en collegialiteit, deze beoordelingscriteria vindt u niet terug in een functiebeschrijving.)

• Inventarisatie van de opleidingsbehoefte

De inhoud van de functiebeschrijvingen kunt u gebruiken om vast te stellen welke kennis, vaardigheden en persoonlijkheidskenmerken een medewerker nodig heeft om te komen tot een goede, zelfstandige functie-uitoefening. Aan de hand van een functiebeschrijving kan een opleidingsadvies worden gegeven.

• Inzage functiebeschrijving medewerkers

Het is verstandig om medewerkers een kopie te geven van hun functiebeschrijving. Zo weten zij wat ze kunnen verwachten en wat er van hen verwacht kan worden.

Conclusie

De investering in tijd en energie die het opstellen of up-to-date maken van een goed functieprofiel met zich meebrengt, zal zich onomstotelijk terug vertalen in een duidelijk herkenbare toegevoegde waarde binnen uw praktijk. U krijgt een beter overzicht van de verschillende ervaring, kennis en competenties die er in huis aanwezig zijn. Voor de medewerkers is het plezierig om goed te weten wat er van hen wordt verwacht en waar eventuele groeiruimte ligt. U zult merken dat als alle functieprofielen in orde zijn en elkaar aanvullen, dit zal resulteren in een fit team met dito omzet!