Waarom een POP

Medisch Ondernemen, Jaargang 6, juni 2009
Auteur: Charlotte van den Wall Bake

De term POP (Persoonlijk Ontwikkel Plan) is regelmatig te horen, ook steeds vaker in medische praktijken. Met een POP bent u in staat om te investeren in de persoonlijke ontwikkeling van uw medewerkers. Veel praktijkhouders en praktijkmanagers ervaren het echter als een extra belasting, terwijl u een POP juist kunt inzetten als het ultieme middel om uw teamleden meer aan uw praktijk te verbinden.

Waar ben ik goed in? Welke competenties wil ik ontwikkelen? Wie en wat heb ik daarbij nodig? Vragen aan uzelf die wellicht soms uw aandacht verlangen. Ongetwijfeld ook vragen die uw teamleden zullen bezighouden. Als u deze vragen serieus neemt, stelt u samen met uw medewerker een POP op. Zo bent u samen uitstekend in staat te investeren in de ontwikkeling van uw teamlid en (dus) van uw praktijk.

Wat is een POP?

Een POP bevat concrete afspraken over persoonlijke ontwikkeling op korte en lange termijn. Deze afspraken zijn gemaakt tussen u als praktijkhouder en de medewerker. Een POP is gebaseerd op de ambities, talenten, aandachtspunten en de ontwikkelrichting van de medewerker. Een POP prikkelt om na te denken over functioneren en om verbeterpunten te formuleren. Hierbij speelt feedback uit directe omgeving een belangrijke rol.

Aanleiding

De aanleidingen voor het introduceren van een POP kunnen erg uiteen lopen. ‘Ooit iets over gelezen' of ‘Een medewerker vroeg erom'. Iedere praktijk is anders. Niet iedere praktijk is er klaar voor en niet bij iedere praktijk voegt een POP iets toe. Voordat u overgaat tot het invoeren van een POP, is het belangrijk dat u zich afvraagt wat u wilt bereiken met dit instrument. Een ander belangrijke issue om van te voren bij stil te staan is wanneer er sprake is van succes. Zonder een heldere doelstelling kan het invoeren van een POP leiden tot onhaalbare verwachtingen en daarmee juist een negatief effect hebben.

Resultaat

Naast de aanleiding is het belangrijk om, voor het invoeren, stil te staan bij een meetbaar waarom en waartoe. Investeren in een POP kost tijd en geld, het is dus niet iets dat u alleen doet om tegemoet te komen aan de persoonlijke ontwikkeldoelen van de medewerker. Ook uw praktijk heeft er baat bij.

Wat kan een POP opleveren?

• Aantrekkelijke werkgever
• Inzicht in talenten
• Inzicht in ambities
• Inzicht in wel/niet investeren in welke medewerkers
• Gezonde praktijk
• Bredere inzetbaarheid van medewerkers
• Minder verloop
• Lager ziekteverzuim

Een POP heeft alleen nut als het goed is ingebed in de personeelscyclus. In het eerder gepubliceerde artikel ‘Aandachtswiel' is hier meer informatie over terug te vinden. Hierin staat beschreven hoe een POP onlosmakelijk verbonden is met een functieprofiel, functioneringsgesprekken, medewerker ontwikkel gesprekken en feedback. Daarnaast leest u in het artikel ‘POP: een tijdrovende exercitie of zinvolle investering?' hoe u een POP het beste in uw praktijk kunt introduceren.

Met een POP kunt u uw medewerkers zich laten ontwikkelen

• Versterken: zwakke competenties versterken
• Verdiepen: sterke competenties verder verdiepen
• Verbreden: breder ontwikkelen
• Veranderen: richting andere functie

Voorwaarden voor introduceren van een POP

• Personeelscyclus op orde (functieprofielen, dossiers etc)
• Heldere organisatie doelen
• Draagvlak onder personeel
• Budget en tijd beschikbaar
• Zorgvuldige vastlegging met behulp van standaardformulier
• Elkaar aanspreken op 'oud' gedrag en elkaar helpen bij het zoeken naar oplossingen

Valkuilen van een POP

• Introduceren van een POP zonder duidelijke toegevoegde waarde en/of verwachting
• Alleen het POP op papier, zonder koppeling aan ontwikkelingsgesprekken
• Geen concrete acties benoemd
• Geen termijnen benoemd

Geen speeltje

Een POP moet geen speeltje zijn, het moet echt duidelijk een toegevoegde waarde hebben én geïntegreerd zijn in de personeelscyclus. Maak een POP niet onnodig moeilijk, u bent geen professionele loopbaancoach. Teveel maakt het onwerkbaar, onrealiseerbaar of roept weerstand op. Zorg voor een goed functie- en competentieprofiel;dit helpt om een gesprek te voeren over de ontwikkelpunten en ambities. Kijk daarom kritisch naar wat echt functioneel is en wat niet. Houd het simpel. Het gaat in eerste instantie niet om formuliertjes en testjes, maar om een goed POP‑gesprek, waar beide partijen tevreden uitkomen. En uiteindelijk gaat het natuurlijk om het bereiken van de POP‑doelen.

Handreikingen ten aanzien van aandachtspunten medewerker

Deze vragen kan de medicus laten beantwoorden in een ontwikkelgesprek

• Ik ga het komend jaar… resultaat/ gedrag bereiken/ontwikkelen
• Ik ga dit doen door…
• Ik weet dat het gelukt is als…
• Ik wil dit bereikt hebben op… datum
• Ik rapporteer de voortgang (tussendoor) aan… op…
• Ik wil graag de volgende steun…
• Van…
• ·Wanneer…

Als de antwoorden op bovenstaande vragen zo concreet mogelijk worden gemaakt is de kans op resultaat het grootst.

Conclusie

Het invoeren van een POP bij uw praktijk heeft pas succes als u concreet benoemt wat u er van verwacht en met uw teamleden heldere spelregels heeft vastgesteld. Als dit vast staat en u heeft tijd en budget vrijgemaakt dan kunt u met uw medewerkers met een POP op zoek gaat naar een win‑win situatie voor zowel de praktijk als voor de medewerker.