Het personeelsdossier

Medisch Ondernemen, PM bijlage, Jaargang 5, september 2008
Auteur: Charlotte van den Wall Bake

Net als bij een huis, valt of staat efficiënt personeelsbeleid met het invoeren (en borgen) van stevige fundamenten. In dit artikel wordt grondig aandacht besteed aan een essentieel basiselement: Het personeelsdossier.

Met een personeelsdossier kunt u bijhouden hoe iemand functioneert en zo zijn/haar ontwikkeling sturen. Wanneer u een nieuwe werknemer aanneemt, gaat u er uiteraard niet vanuit dat u op enig moment hem/ haar wilt ontslaan. Wanneer nu toch, onverhoopt, op enig moment blijkt dat u afscheid wilt nemen van de werknemer, dan heeft u bij het CWI of kantonrechter een grotere kans op een ontslagvergunning als u met een zorgvuldig bijgehouden dossier kunt aantonen waar de werknemer in gebreke blijft. Vaak wordt er, ten onrechte, gesproken over één personeelsdossier. Eigenlijk bestaat het personeelsdossier uit twee delen: een individueel dossier en een salarisdossier. Daarnaast is het praktisch om ook een collectief dossier aan te leggen voor al uw personeelsleden.

Wat zit er in ieder geval in het dossier?

Een personeelsdossier bestaat over het algemeen uit twee dossiers: een individueel dossier en een salarisdossier. Hieronder treft u een puntsgewijze opsomming van welke informatie waar gearchiveerd behoord te worden.

Het individuele dossier

Persoonlijke stamkaart
Hierop staan de volgende gegevens:

• voornaam, voorletters en achternaam
• adres, woonplaats en telefoonnummer(s)
• geboortedatum en –plaats
• burgerlijke staat en geboortedata van eventuele kinderen
• nationaliteit
• bank- of girorekening nummer
• functie en de datum van de indiensttreding

Persoonlijke gegevens

• Sollicitatiebrief
• Curriculum vitae
• Kopieën van diploma's
• Referenties en getuigschriften
• Kopie van identiteitsbewijs
• Sofinummer
• Werkvergunning (bij een buitenlandse werknemer)

Rechtspositie

• Aanstellingsbrief
• Arbeidsvoorwaarden
• Arbeidsovereenkomst (ondertekend)
• Arbeidstijden
• Pensioengegevens
• Praktijkreglement (ondertekend)
• Vakantie- en verlofregeling

Functioneren

• Functieprofiel
• Eventuele aanpassingen op het functieprofiel
• Verslagen van functionering en beoordelingsgesprekken
• Schriftelijk vastgelegde berispingen/ sancties
• Loopbaanontwikkeling
• Persoonlijk ontwikkelplan
• Afspraken over opleidingen
• Studieovereenkomst

Overig

• Geboortekaartjes (let op i.v.m. bevallingsverlof)
• Trouwkaart
• Correspondentie met werknemer

Wat hoort niet in een individueel dossier

• Persoonlijke medische informatie
• Ziekteverzuim informatie
• Overige privacygevoelige informatie

Het salarisdossier

De salarisadministratie wordt bij medische praktijken vaak uitbesteed aan een extern administratiekantoor. Maar het is raadzaam om ook binnen de praktijk onderstaande gegevens te archiveren in een apart salarisdossier.

Informatie met betrekking tot salaris, toeslagen, subsidies,uitkeringen e.d.

• Kopieën salarisstroken, jaaropgaven
• Onkostenvergoedingen (reiskosten, verhuiskosten etc.)
• Kinderopvangregeling
• Bank- of girorekeningnummer
• Loonbelastingverklaring
• Eventuele loonbeslagen
• Bedrijfsleningen
• Pensioengegevens
• Verzekeringsgegevens

Collectief personeelsdossier

Naast de twee dossiers is het handig om in een ordner een collectief dossier aan te leggen. Zo heeft u achter verschillende tabbladen direct inzicht in collectieve aangelegenheden met betrekking tot het personeel. Hierbij kunt u denken aan:

• Ziek- en herstelmeldingen
• Correspondentie betreffende de zieke, zoals met deArbodienst
• Vakantiedagenregistratie per medewerker

Stappenplan aanleg personeelsdossier

1. Keuze voor papier en/of digitaal

Voor kleine en middelgrote praktijken is het verreweg het meest voor de hand liggend om papieren dossiers aan te leggen. Het automatiseren is over het algemeen pas aantrekkelijk bij grotere praktijken.

2. Twee mappen per persoon

Leg per persoon twee mappen aan: een individueel dossier en een salarisdossier.

3. Stamkaarten

In ieder personeelsdossier maakt u een individuele stamkaart aan, deze kaart plaatst u voor in het dossier.

4. Tabbladen

Vervolgens maakt u verschillende tabbladen aan (en/of digitale submappen) om een verdeling te maken tussen bijvoorbeeld: functioneren, opleiding, correspondentie, overig etc. Hier bewaart u alleen documenten die een functie hebben. Alle onnodige papieren verwijdert u. Verlies hierbij niet de wettelijke bewaartijden uit het oog.

5. Up to date

Het is van belang om met enige regelmaat, bijvoorkeur jaarlijks, de dossiers op te schonen en verlopen informatie te verwijderen. Om dossiervervuiling te voorkomen kunt u adreswijzigingen, conceptbrieven, verlofbriefjes, geboortekaartje en dergelijke na een jaar gerust verwijderen. Dit kunt u doen aan de hand van de checklist bewaartermijnen.

6. Beveiliging

Berg de personeelsdossiers altijd op in een gesloten kast (en/of zorg voor een goede beveiliging met wachtwoord). Mensen altijd benieuwd naar hun eigen dossier. Bovendien zal uw praktijk niet de eerste zijn waar collega's niet in staat zijn hun nieuwsgierigheid naar het dossier van een collega te bedwingen.

Dossier vorming

Dossiervorming is het schriftelijk vastleggen van feiten. Als een arbeidsovereenkomst met een medewerker onverhoopts tot een ontslagprocedure komt, zult u moeten aantonen dat de medewerker niet (meer) goed functioneert of u hem of haar op andere wijze niet in staat acht zijn functie naar behoren uit te voeren. Van ieder functionerings-, beoordelings- en correctiegesprek zult u een verslag moeten maken. Een eerste brief wordt dan als een waarschuwing gekenmerkt. Wanneer er een vergelijkbare situatie zich wederom voordoet, spreekt u de medewerker hier op aan. Daarnaast legt u dit opnieuw schriftelijk vast. Hierbij geeft u aan dat dit een laatste waarschuwing betreft en deze brief verstuurd u aangetekend (bijvoorkeur met bevestiging voor ontvangst) naar het huisadres.

Achter slot en grendel

Omdat dossiers privacygevoelige informatie bevatten, bent u verplicht om maatregelen te treffen waardoor onbevoegden geen toegang tot de informatie kunnen krijgen. Papieren dossiers dienen in een afgesloten ruimte bewaard te worden en digitale dossiers moeten worden beveiligd met een wachtwoord.

Inzage

Personeels- en salarisdossiers bevatten veel persoonlijke gegevens. Van belang is dus dat u bepaalt wie inzage krijgt de dossiers en u er voor zorgt dat alleen deze medewerkers toegang hebben tot de informatie.
Over het algemeen hebben de volgende personen inzage in de personeelsdossiers:

• De leidinggevende medicus
• De praktijkmanager
• En onder toezicht, de medewerker zelf

De werknemer zelf heeft recht op inzage in al zijn/ haar gegevens in de eigen dossiers. Hij heeft ook het recht om te verzoeken om informatie te verwijderen, te corrigeren of aan te vullen. Gegevens kunnen alleen verbeterd worden als ze 'feitelijk onjuist' zijn. Wanneer het gaat om een verschillend inzicht, dan kan een werknemer zijn eigen visie schriftelijk vastleggen en kan dit worden toegevoegd aan het dossier.

Het kan incidenteel noodzakelijk zijn om aan anderen, binnen of buiten de praktijk, gegevens uit de dossiers te verstrekken. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de wettelijke verplichting om informatie te verstrekken in verband met bijvoorbeeld de fiscale en SZ-wetgeving. Ook zijn er anders situaties denkbaar, hierbij staat voorop dat het verstrekken van de informatie geen onevenredige inbreuk maakt op de privacy van de betrokkene. Wanneer het doel van het verstrekken van de gegevens niet overeenkomt met het doel waarvoor de informatie in het dossier is opgeslagen, dan dient u toestemming van de werknemer te vragen.

Wet bescherming persoonsgegevens
Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens hoeft een eenvoudige registratie zoals een individueel personeelsdossier en salarisdossier niet gemeld te worden bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Voorwaarde hierbij is dat u de informatie niet koppelt aan andere administraties en de gegevens alleen gebruikt waarvoor deze zijn bedoeld.
Ook is in de Wet bescherming persoonsgegevens bepaald dat een werkgever alleen met toestemming van de werknemer gegevens uit het personeelsdossier aan derden verstrekken.

Uit de praktijk

"Na jarenlang als assistente gewerkt te hebben, werd me gevraagd of ik praktijkmanager wilde worden. Ik zag dat er wat moest veranderen en ik dacht dat ik daar wel een positieve draai aan kon geven en heb volmondig ‘ja' gezegd. Toen ik eenmaal bezig was bleek dat lastiger dan ik had verwacht. Een heleboel zaken moest ik zelf op poten zetten en uitzoeken. Dit gold zeker ook voor de personeelsadministratie. Eerst dacht ik hier heel luchtig over. Ik zag het belang niet om dit zorgvuldig op te zetten. Toen we een nieuwe mondhygiëniste aannamen begon ik bij haar met een personeelsdossier. Ik heb toen een paar keer een aantal uren begeleiding ingeschakeld van een professioneel bureau, want ik zag echt door de bomen het bos niet meer. Toen ik daar eenmaal mee bezig was kreeg ik er ook echt lol in. Eenmaal de smaak te pakken hebbend, ben ik ook aan de slag gegaan voor de rest van het team. Wat was ik blij dat ik dit had gedaan! Anderhalf jaar later begon het te rommelen met een van onze medewerksters. Toen ben ik nog zorgvuldiger alles gaan bij houden;alle gesprekken met haar vastgelegd in ondertekende verslagen en een nauwgezette ziekteverzuimregistratie. Uiteindelijk escaleerde het en waren we zo goed voorbereid, dat we snel en netjes afscheid van elkaar konden nemen. Dus voor de praktijk en mij heeft een grondig P&O structuur heel duidelijk een meerwaarde. Bovendien heb ik zo nog meer plezier in mijn werk gekregen!”

Checklist bewaartermijnen

Afhankelijk van het soort informatie is een werkgever verplicht om gegevens te bewaren tot een aantal jaren na beëindiging van het dienstverband. Aan de hand van deze checklist kunt u jaarlijks de dossiers op schonen. Zo voldoet u aan de wettelijke bepalingen, kunt u snel relevantie informatie terug vinden en het bespaart u de archief ruimte!
Een jaar

• Sollicitatiebrieven en formulieren
• Curriculum vitae's
• Gegevens uit psychologisch onderzoek

Twee jaar

• Arbeidsovereenkomsten (en wijzingen hierin)
• Correspondentie over promotie, degradatie, ontslag etc.
• Kopie van het getuigschrift
• Verslagen van functionering en beoordelingsgesprekken
• Afspraken i.v.m. VUT-regeling

Vijf jaar

• Loonbelastingverklaringen
• Kopie van identiteitsbewijs

Zeven jaar

• Persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat
• Datum van indiensttreding
• Salarisadministratie

Tips en trucs

1. Bewaar alleen relevante en verplicht gestelde informatie

2. Ruim het dossier regelmatig op (jaarlijks is voldoende)

3. Leg zo min mogelijk aparte dossiers aan

4. Houd geen schaduwdossiers bij

5. Zorg voor één veilige bewaarplaats

6. Ga zorgvuldig om met de vertrouwelijke gegevens

7. Raadzaam is het om alle correspondentie, brieven en formulieren een bewaartermijn te geven. Voorbeeld: Uw brief wordt gedurende zes maanden bewaard.

8. Met de Belastingdienst kunt u schriftelijke afspraken maken over de gegevens die tot de basisgegevens behoren en over de bewaartermijn van overige gegevens.

Conclusie

Het zorgvuldig opzetten van personeels- en salarisdossiers en het collectieve dossier is, uiteraard afhankelijk van het aantal medewerkers dat de praktijk telt, een tijdrovende klus. Bovendien vergt het ook wel de nodige vakkennis. Met deze handvatten en informatie komt u ongetwijfeld zelf een heel eind. Wanneer u nu, mogelijk door tijdgebrek of onzekerheid er niet aan toe komt, dan kunt u uiteraard altijd overwegen om de hulp van een specialistisch bureau in te roepen. Zij kunnen voor u volledig de zaken uit handen nemen, u op weg helpen of u adviseren over hoe u het zelfstandig kunt op zetten.

De door u geïnvesteerde tijd is meer dan dubbel en dwars de moeite waard. Met nauwkeurig ingerichte dossiers bent u slagvaardig, opgeruimd, altijd op de hoogte én voldoet u aan alle wettelijke verplichtingen.