Goede voornemens met uw personeel

Medisch Ondernemen, Jaargang 6, december 2009
Auteur: Charlotte van den Wall Bake

Wat zijn uw voornemens voor het nieuwe jaar? En hoe luiden uw voornemens ten aanzien van uw personeel? 2010 klopt al weer bijna aan, een belangrijk moment voor uw praktijk om stil te staan bij uw personele plannen voor het aanstaande jaar.

Het is belangrijk dat het voor u én uw team duidelijk is wat u van hen verwacht. Tenminste even belangrijk is wat uw personeel van ú verwacht. Een nieuw jaar is bij uitstek een moment voor het opstellen van een personeelsplan. Wanneer u het beleid ten aanzien van uw team en praktijk helder heeft geformuleerd, zullen uw medewerkers dat beleid ook uitdragen. Dit artikel biedt u een helpende hand bij het vorm geven van uw personeelsbeleid en daarmee het professionaliseren van uw praktijk.

personeelsplan

Een personeelsplan kan een onderdeel zijn van uw praktijkplan maar kan ook separaat worden opgesteld. Een goed personeelsplan valt uiteen in een in-, door- en uitstroomplan. Het geeft antwoorden op de vraag hóe de gestelde doelen bereikt kunnen worden en wat de resultaten daarvan zullen zijn. U hoeft niet ieder jaar een nieuw personeelsplan op te stellen, over het algemeen kijkt een personeelsplan zo'n drie jaar vooruit. Om beheersbaar zaken te kunnen plannen en evalueren is het aan te raden het personeelsplan uit te werken in jaarplannen. In de jaarplannen staat u stil bij tussentijdse veranderingen en verwerkt u eventuele aanpassingen.

Inhoud personeelsplan

• kerncompetenties van uw praktijk
• personeelssamenstelling
• in-, door- en uitstroom
• functionerings- en beoordelingsgesprekken
• verzuim
• planning
• kosten

Waar staat uw praktijk voor?

Waar gaat het u om wat betreft de behandeling van patiënten? En welke rol speelt uw team hierbij? En wat wilt u dat uw personeel op bijvoorbeeld een verjaardagsfeestje vertelt over uw praktijk? Zorg ervoor dat u uitgangspunten formuleert die ook waar gemaakt kunnen worden. U kunt hier bij denken aan:

• Vakkundigheid
• Kwaliteit
• Patiëntgerichtheid
• Samenwerken

Het is van groot belang dat uw teamleden zich herkennen in de beschreven competenties. Om draagvlak en onderlinge communicatie te optimaliseren kunt u deze principes het beste samen met uw teamleden opstellen.

Personeelssamenstelling

• verhouding fulltime en parttime medewerkers (in fte's)
• indeling naar leeftijdsgroep
• man/vrouw verdeling
• indeling naar functie

Na het in kaart brengen van uw personeelsbestand kunt u vervolgens uit de gegevens analyseren. U kunt bijvoorbeeld concluderen dat er veel jonge vrouwen werken. Welke kansen en bedreigingen kan dit voor uw praktijk opleveren? Leg deze analyse naast de door u geformuleerde personele doelstellingen en check in hoeverre u uw personeelsplan eventueel bijgesteld dient te worden. Vertaald naar personele concrete doelstellingen:

In 2011

1. volgen alle preventie assistentes een cursus ´motiveren van patiënten II´
2. extra nadruk worden gelegd op ‘openstaan voor feedback'.
3. uitbreiding met 2 nieuwe all-round oproepkrachten.

Instroom, doorstroom en uitstroom

Om uw personeelsbeleid consequent vorm te geven is het van belang de uitgangspunten ten aanzien van in- door en uitstroom van personeel in uw praktijk in kaart te brengen. Hier bij staat u stil bij de volgende punten:

• Aanstellingsbeleid
• Werving
• Sollicitatieprocedure
• Begeleiding nieuw personeel
• Exitbeleid

Aandachtswiel

Uw personeel verdient uw aandacht. Dit kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Cruciaal zijn de individuele contactmomenten die u met u teamleden heeft. Dit kan in de vorm van feedback, functionering, ontwikkel- en beoordelinggesprekken. Op de site van Medisch Ondernemen kunt u in het artikel ‘Aandachtswiel' teruglezen hoe u deze gesprekscyclus het beste vorm kunt geven.

Verzuim

Een adequate begeleiding van zieke medewerkers is belangrijk. Wanneer u op voorhand de uitgangspunten en protocollen beschrijft, is het voor zowel u, als voor uw personeel duidelijk. Wat te doen bij ziekte? Welke rol speelt een ARBO-arts? Frequentie van gesprekken met een zieke werknemer? Wat handelt u bij ‘verdacht' en frequent verzuim?

Jaarkalender

U kunt er niet vroeg genoeg bij stilstaan hoe het jaar er binnen uw praktijk uit gaat zien. Heeft u veel medewerkers die met schoolvakantie weg willen? Dan is het zaak om zo snel mogelijk een vakantieplanning te maken. Daarnaast neemt u in de jaarkalender weekenddiensten, teamuitjes en werkoverleggen op. Op http://www.medischondernemen.nl/ treft u een voorbeeld dat u hiervoor kunt gebruiken binnen uw praktijk. Ook kunt u hierin ook cursussen en gesprekken aan de hand van het aandachtswiel opnemen. Wanneer u bovendien verjaardagen en eventuele jubilea opneemt in de jaarkalender, dan hebt u een volledig document als basis van alle belangrijke personele aangelegenheden.

Kosten

Het is raadzaam om stil te staan bij welke kosten er komen kijken bij uw plannen en hoe deze worden gedekt. Zo zijn er praktijken die een vast percentage van de omzet besteden aan opleiding van personeel. Het is van belang om realistisch te begroten, de kans is anders groot dat er van de plannen weinig terecht komt.

Conclusie

Met het opstellen van een personeelsplan creëert u een dialoog met uw personeel over wederzijdse ambities en verwachtingen. Heldere communicatie, transparantie gepaard gaand met een zorgvuldige planning zullen ook uw praktijk een professionele personele boost geven met een onmiskenbare positieve weerslag op uw praktijk.