Gezonde praktijk leidt tot laag ziekteverzuim

Medisch Ondernemen, PM bijlage, Jaargang 6, april 2009
Auteur: Charlotte van den Wall Bake

Demotivatie en onverschilligheid onder medewerkers, het zogenaamde 'mentaal verzuim', kost een medische praktijk handenvol geld. Mentaal verzuim kan bovendien een voorbode zijn van echt ziekteverzuim. De rol van de praktijkmanager is cruciaal in het reduceren van ziekteverzuim.

Er zijn drie soorten verzuim te onderscheiden, die elkaar in feite opvolgen.

• Mentaal verzuim: Afnemende actieve inzet van medewerkers ten gevolge van omgevingsfactoren.
• Grijs verzuim: Vage psychische en/of psycho-somatische uitvalklachten.
• Ziekteverzuim: niet/ gedeeltelijk beschikbaar zijn voor werk ten gevolge van (tijdelijk) psychisch en/of lichamelijk falen.

Over het algemeen begint een medische praktijk nooit zomaar met het aanpakken van het verzuimbeleid;er is altijd een aanleiding. Dit kan bijvoorbeeld tekort aan personeel zijn, inzicht in de kosten van verzuim maar ook de sociale drijfveer om goed voor het personeel te willen zorgen kan meespelen.

Wat kost een dag verzuim?

Dagloon per medewerker x werkgeverspremie x 2 (indirecte loonkosten zoals vervanging en verlies van productiviteit) = totale kosten ziekte per werknemer per dag.

Verzuim reduceren
Het terugdringen van mentaal verzuim heeft een aanmerkelijk positieve weerslag op de praktijk. Niet alleen kan het ziekteverzuim worden gereduceerd, het zorgt ook voor een toename van het aantal gemotiveerde medewerkers, een prettiger werksfeer en verhoogde kwaliteit. De meeste medische praktijken blijken zich echter niet of nauwelijks bezig te houden met preventieve maatregelen om verzuim terug te dringen dan wel te voorkomen. Praktijkmanagers die tijdig de juiste signalen herkennen kunnen mentaal verzuim voorkomen. Tekenen van psychisch klachten zijn: cynisch en geïrriteerd gedrag, veel en vaak korte ziekmeldingen en slordig werk.

U kunt verzuim pas aanpakken als u inzicht heeft in het probleem. Registreer dus per medewerker de verzuimfrequentie en verzuimduur.Als u besluit om het verzuim binnen uw praktijk aan te pakken is het belangrijk om te zorgen voor voldoende budget en dat alle maatregelen bij alle medewerkers bekend zijn. Communiceer met alle medewerkers;laat hen weten dat verzuim verstorend en duur is. Benoem het huidige verzuimpercentage en uw streefpercentage inclusief de datum waarop u dit wil bereiken.

Verzuimbeleid moet minimaal een aantal onderdelen bevatten: ziekmeldingsprocedure (bij wie, hoe en voor welk tijdstip), administratieprocedure, zorgen voor contact met de zieke werknemer en contact reïntegratiebedrijf.

tips &tricks voor gezonder personeel

• Betrek iedereen bij het reduceren van het verzuim.
• Spoor medewerkers aan om fit te blijven en let bij het aannemen van nieuw personeel op de conditie van de sollicitanten.
• Zorg ervoor dat praktijkmanager en praktijkhouder het goede voorbeeld geven.
• Zorg dat het personeel met plezier naar hun werk gaat en dat zij het gevoel hebben van betekenis te zijn.
• Geef aandacht aan een ‘gezonde werkplek', denk hierbij aan de werkplekinrichting, het voorkomen van te zware fysieke belasting en het minimaliseren van werkdruk en stress.

Verhogen van de drempel

Verzuim kunt u tegengaan door de drempel om ziek te melden te verhogen. De belemmering om ziek te melden is waarschijnlijk hoger als u een ziekmeldprotocol in het leven roept waarin staat dat ziekmelden bijvoorbeeld telefonisch voor 7 uur bij de praktijkhouder dient te geschieden, en dus niet bij een collega per sms. Ook kunt u bijvoorbeeld afspreken dat er niet loon niet wordt uitbetaald bij telefonische onbereikbaarheid. Een veel voorkomende maatregel bij medische praktijken is om bij ziekte niet direct vervanging te regelen. Tot slot zijn er ook praktijken waarbij de ‘eerste ziektedag voor eigen rekening is', dit heet een wachtdag. Pas na de eerste ziektedag wordt er loon uitbetaald.

Acties bij ziekteverzuim

• Achterhaal de oorzaak van verzuim. Zeg niet ‘rust maar lekker uit' maar ‘ziek goed uit'. Vraag door wanneer de verzuimende weer denkt aanwezig te zijn.
• Breng verzuim in kaart
• Onderhoud contact, zo weet u wat er aan de hand is maar laat u ook uw interesse blijken.
• Betrek de zieke in de oplossing van het verzuim
• Nodig verzuimende medewerkers bij voorkeur uit op de werkplek voor de gesprekken. Zo blijven ze betrokken bij de praktijk.
• Ziek? Kom werken! Werk is het beste medicijn. Herstel kan ook (gedeeltelijk) op het werk plaatsvinden;werken en contact met collega's kan bijdragen aan herstel. Kijk dus of het mogelijk of de medewerker deels weer aan het werk kan.
  

Uit de praktijk

"Wij hebben een groot team met veel jonge medewerkers. Wat me steeds meer ging opvallen was het ziekteverzuim tijdens avonddiensten. Een aantal medewerkers meldde zich, wanneer zij waren ingeroosterd voor een avonddienst, met grote regelmaat ziek. Vaak moesten we op het laatste moment een beroep doen op andere collega's. Tijdens een teamdag hebben we uitgebreid stil gestaan bij het hoge verzuim. Door cijfers te noemen en hen te laten inzien welk effect dit heeft op de praktijk, werd het team wakker geschud. Hier werd nog een schepje bovenop gedaan door het geklaag van de collega's die steeds de diensten over moesten nemen. Zij vonden dat hun collega's weinig respect voor hen en voor de praktijk hadden. Door het met z'n allen uitgebreid te bespreken en iedereen zelf zijn conclusies te laten trekken, is het verzuim eigenlijk meteen daarna gehalveerd en daar ben ik ontzettend trots op!”