Aandacht: de beste investering in personeel

Medisch Ondernemen, PM bijlage, Jaargang 5, december 2008
Auteur: Charlotte van den Wall Bake

De voordelen van betrokken medewerkers voor de praktijk behoeven geen betoog;iedereen wenst zich enthousiaste en gemotiveerde teamleden. Alleen hoe krijgt een medicus dit voor elkaar en welke rol speelt u als praktijkmanager hierbij?

Het vinden van gekwalificeerd en plezierig personeel is vaak al een kunst op zich. Echter na het binnenhalen van een nieuwe medewerker staat direct de volgende uitdaging op u te wachten: het behouden van de nieuwe aanwas.

Er wordt regelmatig onderzoek gedaan naar wat medewerkers motiveert zich te verbinden aan een organisatie. Steeds weer blijkt dat aandacht een buitengewoon belangrijke reden is. Het investeren van tijd en energie in medewerkers werpt zijn vruchten af in de vorm van geboeide en gemotiveerde medewerkers. Een van de meest voor de hand liggende vormen van aandacht is het voeren van een aantal gesprekken per jaar met iedere medewerker.

Sommige medici hebben de verantwoordelijkheid voor het voeren van gesprekken vrijwel volledig gedelegeerd naar hun praktijkmanager. Bij een groot aantal praktijken neemt de praktijkmanager wel een prominente rol in, maar blijft de inhoud de verantwoordelijkheid van de praktijkhouder. Deze laatste constructie heeft een betere rolverdeling. Ondanks dat het begrijpelijk is dat een leidinggevende medicus zich graag met zijn vak wil (en moet) bezighouden, zou het niet zo mogen zijn dat het voeren van gesprekken over het functioneren van een personeelslid wordt gedelegeerd. Ook al vindt een praktijkhouder zichzelf onvoldoende bekwaam in zijn gesprekstechnieken of denkt hij hier geen tijd voor te hebben. Functionerings- en beoordelingsgesprekken gaan over het functioneren van een collega. De medicus die met de medewerker samenwerkt is de enige die hier ècht zicht op heeft. Het getuigt niet van interesse en respect naar de medewerker als dit volledig wordt overgedragen aan een praktijkmanager. Een praktijkmanager speelt echter wel een, mogelijk zelfs dé, cruciale rol in het borgen van de continuïteit van de gesprekken en dus het 'organiseren van aandacht voor het personeel'.

Aandachtswiel

Het antwoord hierop is eenvoudig: organisatie! Het aanbrengen van structuur is iets dat uitstekend op het bordje van een praktijkmanager kan liggen. Het structuren begint al bij het sollicitatiegesprek. Deze kennismaking is het begin van de persoonlijke gesprekscyclus. Tijdens een kalenderjaar is er een aantal momenten dat u per teamlid kunt inplannen voor de verschillende gesprekken.

In het model ‘Aandachtswiel' ziet u dat, nadat een medewerker is aangenomen, een volgend gesprek gaat over de evaluatie van de proeftijd. Dit is een moment dat u van te voren weet en waar u op kunt anticiperen door deze afspraak in te plannen. Daarnaast is het raadzaam om één tot drie keer per jaar een functioneringsgesprek te voeren. Aan het eind van het jaar kunt u het jaarlijkse beoordelingsgesprek inplannen. Meer artikelen over het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken vindt u op http://www.medischondernemen.nl/.

Door meteen vanaf het begin duidelijkheid te scheppen over het doel en aantal gesprekken, creëert u helderheid en zal iedereen de toegevoegde waarde van deze gestructureerde aandacht zien. Vergeet hierbij niet om de gesprekken in de vorm van een kort verslag vast te leggen in het personeelsdossier. U zult merken dat niet alleen de medicus maar ook de medewerkers graag hun medewerking willen verlenen om samen een structuur neer te zetten.

Regelmatige communicatie biedt de mogelijkheid voor de praktijkhouder en de medewerker om te controleren of percepties (nog) corresponderen met de werkelijkheid. Wanneer beiden een realistische indruk hebben van wat de ander denkt en doet, zullen zowel de communicatie als de prestatie verbeteren.

Conclusie

Door tijd en aandacht te investeren in de medewerkers, worden zij er meer en meer van bewust dat zij van betekenis zijn voor de praktijk. Het gaat dus om meer dan alleen de gesprekken, het gaat juist ook om het gehele proces daar omheen. Het proces omvat de relatie tussen de functiebeschrijving, de doorlopende feedback over de prestaties en gesprekken over het functioneren. Met behulp van het ‘Aandachtswiel' kunt u een structuur opzetten om dit proces goed binnen uw praktijk te verankeren.

Uit de praktijk

Onze praktijk is niet zo groot, er werken 11 medewerkers, allemaal parttimers. Ik werk als praktijkmanager. Toen mij werd aangeraden een structuur op te tuigen voor gesprekken met het personeel, wuifde ik dit advies eerst weg. We zijn een kleine praktijk, als er wat te zeggen is, dan zijn daar voldoende mogelijkheden voor. Had ik maar geluisterd, want dan hadden we waarschijnlijk veel eerder geweten dat een van onze assistentes andere ambities had. Deze ambities hadden prima binnen onze praktijk gepast, alleen nu werden we er pas mee geconfronteerd nadat ze een nieuwe baan had gevonden. Dit vind ik erg jammer;goede assistentes liggen niet voor het oprapen. We hebben nu een duidelijke structuur met een aantal gesprekken over het jaar heen verspreid, waardoor we beter weten wat er speelt, de sfeer is nu meer ontspannen geworden en iedereen weet waar hij aan toe is.